Funktionsbaustein: Personalaktefeedback
| Eigenschaft | Wert |
|---|---|
| Kennung | PPE |
| Hauptfähigkeit | Enterprise Ressource Planning |
| Geschäftsfähigkeit | Personal |
| Bausteintyp | Querschnittsfunktion |
1 Management Summaryfeedback
Der Funktionsbaustein unterstützt die elektronische Schriftgutverwaltung durch Definition geeigneter Ablagestrukturen (Akten), Metadaten und Vorlagen sowie das Dokumentenmanagement durch Erstellung, Bearbeitung und Ablage von Dokumenten.
2 Kernfunktionalitätenfeedback
2.1 Schriftgut speichernfeedback
Dokumente können als Schriftgut nachvollziehbar und nutzerfreundlich gespeichert und damit abgelegt werden.
2.2 Schriftgut recherchierenfeedback
Die Recherche kann über eine Volltextsuche durch Eingabe einer Zeichenkette erfolgen sowie alternativ über eine strukturierte Suche, bei der nach Metadaten unter Berücksichtigung von Datentypen und Vergleichsoperatoren gesucht werden kann.
2.3 Schriftgut bearbeitenfeedback
Schriftstücke können mit Hilfe einer mit der Dateiendung assoziierten Anwendung bearbeitet werden. Dateien können hierfür im Hintergrund lokal heruntergeladen und mit der Anwendung bearbeitet werden. Änderungen werden dabei nach dem lokalen Speichern im Hintergrund in die Personalakte hochgeladen. Die Erstellung von Schriftstücken kann auf Vorlagen basieren und Eigenschaften aus der Personalakte als Datenfelder (z.B. Geschäftszeichen, Betreff) nutzen.
2.4 Schriftgut verwaltenfeedback
Im Rahmen der Schriftgutverwaltung können Ablagestrukturen wie der Aktenplan definiert und fachliche Schriftguttypen erstellt werden. Zu diesen fachlichen Schriftguttypen zählen auch Vorlagen für Dokumente und Schriftstücke sowie Fachdaten, die den standardisierten Metadatensatz bedarfsweise ergänzen.
2.5 Schriftgut konvertierenfeedback
Insbesondere zum Zwecke der Langzeitaufbewahrung kann Schriftgut in dafür geeignete Formate (z.B. PDF /A) unter Berücksichtigung der Barrierefreiheit (z.B. PDF /UA) konvertiert werden.
3 Schnittstellenfeedback
- Schriftgut aus IT-Verfahren verakten : Über eine Schnittstelle kann Schriftgut aus den Funktionsbausteinen Personalverwaltung , Reisemanagement und Beihilfe veraktet werden. Schriftgut aus Scanstelle verakten : Über eine Schnittstelle können Digitalisate aus der Scanstelle als Schriftgut übergeben und als Eingangsdokumente der Veraktung zugeführt werden. Schriftgut aus Formularen übernehmen : Über eine Schnittstelle der Low-Code-Entwicklung werden Dokumente und Fachdaten abgerufen und veraktet (Formulare). Schriftgut an die Aufbewahrung übergeben : Zur Beweiswerterhaltung oder Langzeitspeicherung wird Schriftgut als elektronische Unterlage an die Aufbewahrung (Digitales Zwischenarchiv des Bundes) übergeben. Hierfür wird die S4-Schnittstelle der Aufbewahrung aufgerufen. Schnittstellen zu Infrastrukturdiensten : Identity-Access-Management
- Standard-Arbeitsplatz und Ultramobile IT
- Betriebsplattform und Netze .
4 Abgrenzungfeedback
Der Funktionsbaustein umfasst nicht Eingangs- oder Beteiligungsprozesse über einen dokumentenbasierten Workflow hinaus und nicht die Verwaltung von Fachanwendungsdaten über eine Anbindung der Personalverwaltung zur Schriftgutverwaltung hinaus. Der Funktionsbaustein umfasst nicht die Funktionalitäten des Funktionsbausteins Personalverwaltung , ist jedoch eng an diesen angebunden. Der Funktionsbaustein umfasst nicht die elektronische Schriftgutverwaltung, die sich auf Schriftgut mit Aktenrelevanz außerhalb der Personalakte bezieht ( Akten- und Dokumentenverwaltung ).