Funktionsbaustein: Elektronische Veraktungfeedback
| Eigenschaft | Wert |
|---|---|
| Kennung | VEV |
| Hauptfähigkeit | Elektronische Verwaltungsarbeit |
| Geschäftsfähigkeit | Daten- und Dokumentenmanagement |
| Bausteintyp | Querschnittsfunktion |
1 Management Summaryfeedback
Der Funktionsbaustein unterstützt die elektronische Schriftgutverwaltung durch Definition geeigneter Ablagestrukturen (Akten/Vorgänge), Metadaten und Vorlagen sowie das Dokumentenmanagement durch Erstellung, Bearbeitung und Ablage von Dokumenten. Eine dokumentenbasierte Vorgangsbearbeitung dient überdies der Abstimmung von Dokumenten.
2 Kernfunktionalitätenfeedback
2.1 Schriftgut speichernfeedback
Durch eine Speicherung von Dokumenten werden diese als Schriftgut nachvollziehbar in der Akten- und Dokumentenverwaltung abgelegt. Diese Speicherung kann sowohl aus der Textverarbeitung, E-Mailprogrammen oder dem Dateisystem des Arbeitsplatzes heraus erfolgen.
2.2 Schriftgut recherchierenfeedback
Die Recherche kann über eine Volltextsuche durch Eingabe einer Zeichenkette erfolgen sowie alternativ über eine strukturierte Suche, bei der nach Metadaten unter Berücksichtigung von Datentypen und Vergleichsoperatoren gesucht werden kann (z.B. „Erstelldatum > 01.01.2023“).
2.3 Schriftgut anzeigenfeedback
Die Anzeige erfolgt sowohl in der Browser-Oberfläche (native PDF -Anzeige) als auch alternativ in einer mit der Dateiendung des Schriftstücks am Arbeitsplatz assoziierten Anwendung.
2.4 Schriftgut bearbeitenfeedback
Schriftstücke werden mit Hilfe einer mit der Dateiendung assoziierten Anwendung bearbeitet. Dateien werden hierfür im Hintergrund lokal heruntergeladen und mit der Anwendung bearbeitet. Änderungen werden dabei nach dem lokalen Speichern im Hintergrund in das System der E-Akte hochgeladen. Aus Gründen der Revisionssicherheit ist währenddessen die Bearbeitung für andere nicht möglich. Die Erstellung von Schriftstücken kann auf Vorlagen basieren und Eigenschaften aus der E-Akte als Datenfelder (z.B. Geschäftszeichen, Betreff) nutzen.
2.5 Schriftgut verwaltenfeedback
Im Rahmen der Schriftgutverwaltung werden Ablagestrukturen wie der Aktenplan und Metadaten definiert und fachliche Schriftguttypen erstellt. Zu diesen fachlichen Schriftguttypen zählen auch Vorlagen für Dokumente und Schriftstücke sowie Fachdaten, die den standardisierten Metadatensatz bedarfsweise ergänzen.
2.6 Schriftgut konvertierenfeedback
Insbesondere zum Zwecke der Langzeitaufbewahrung kann Schriftgut in dafür geeignete Formate (z.B. PDF /A) unter Berücksichtigung der Barrierefreiheit (z.B. PDF /UA) konvertiert werden.
2.7 Schriftgut zur Aufbewahrung transferierenfeedback
Zum Zwecke der Beweiswerterhaltung und der Langzeitspeicherung wird Schriftgut nach Ablauf der Transferfrist an den Funktionsbaustein Aufbewahrung übergeben. Dort bildet es elektronische Unterlagen gem. BArchG § 8. Bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist wird dieses Schriftgut seitens der nutzenden Behörde verwaltet. Nur der archivwürdige Teil davon geht erst mit Ablauf der Aufbewahrungsfrist an das Bundesarchiv; der übrige Teil wird zuvor vernichtet.
2.8 Formelle Beteiligung durchführenfeedback
Auf Basis eines dokumentenbasierten Workflows werden strukturierte oder Ad-hoc-Zeichnungsverfahren bedarfsweise auf Basis von Workflow-Vorlagen durchgeführt und dokumentiert.
3 Schnittstellenfeedback
- E-Rechnung verakten : Über eine quelloffende Standardschnittstelle werden Schriftstücke aus dem Funktionsbaustein Eingangsrechnung (Rechnungsansicht, Rechnungsbegründende Unterlagen) veraktet. Schriftgut aus Fachverfahren verakten : Eine quelloffene Standardschnittstelle wird für externe Fachverfahren die Veraktung von Schriftgut ermöglicht. Hierbei ist ein etwaiges Sicherheitsgefälle zu berücksichtigen. Diese Schnittstelle steht auch für IT -Lösungen der GIB zur Verfügung. Schriftgut aus Scanstelle verakten : Über eine quelloffene Standardschnittstelle werden Digitalisate aus dem Funktionsbaustein Ersetzenden Scannen als Schriftgut übergeben und als Eingangsdokumente der Veraktung zugeführt. Schriftgut aus Formularen übernehmen : Über eine quelloffene Standardschnittstelle des Funktionsbausteins Antragstellung werden Dokumente (z.B. Anträge) und Fachdaten (z.B. Antragsdaten) abgerufen und in der Akten- und Dokumentenverwaltung veraktet. Schriftgut an die Aufbewahrung übergeben : Zur Beweiswerterhaltung oder Langzeitspeicherung wird Schriftgut als elektronische Unterlage an den Funktionsbaustein Aufbewahrung übergeben. Hierfür wird die S4-Schnittstelle (gem. BSI -TR-03125) der Aufbewahrung aufgerufen. Schriftgut an Gerichte oder andere Stellen übergeben : Zur Abgabe von Akten beispielsweisen an Gerichte wird Schriftgut elektronisch an den Funktionsbaustein G2X-Kommunikation übergeben. Schnittstellen zu Infrastrukturdiensten : Identity-Access-Management
- Standard-Arbeitsplatz und Ultramobile IT
- Betriebsplattform und Netze .
4 Abgrenzungfeedback
Der Funktionsbaustein umfasst nicht Eingangsprozesse, Beteiligungsprozesse über einen dokumentenbasierten Workflow hinaus und die Verwaltung von Fachanwendungsdaten über eine Anbindung von Fachverfahren zur Schriftgutverwaltung hinaus. Die elektronische Schriftgutverwaltung erstreckt sich auf Schriftgut mit potenzieller oder festgestellter Aktenrelevanz bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Die Begriffe „ Schriftgut “ (Akten- und Dokumentenverwaltung) und „elektronische Unterlagen“ ( Aufbewahrung ) sind Synonyme für die gleichen Geschäftsobjekte zu unterschiedlichen Zeiten im Lebenszyklus.