Funktionsbaustein: Aufbewahrungfeedback
| Eigenschaft | Wert |
|---|---|
| Kennung | VAW |
| Hauptfähigkeit | Elektronische Verwaltungsarbeit |
| Geschäftsfähigkeit | Daten- und Dokumentenmanagement |
| Bausteintyp | Querschnittsfunktion |
1 Management Summaryfeedback
Der Funktionsbaustein unterstützt die rechtssichere und mandantenfähige Zwischenarchivierung und Langzeitspeicherung von elektronischen Unterlagen, indem diese gespeichert, gelesen, ausgesondert und zur archivfachlichen Bewertung angeboten werden sowie deren Beweiswert erhalten wird. Er versetzt die Stellen des Bundes in die Lage, ihrer gesetzlichen Anbietungspflicht gemäß §§ 3, 5 und 8 Bundesarchivgesetz ( BArchG ) nachzukommen.
2 Kernfunktionalitätenfeedback
2.1 Archivcontainer speichernfeedback
Über die in BSI TR-03125 beschriebene S4-Schnittstelle werden Archivcontainer von der aktenführenden Behörde übergeben und in der Aufbewahrung gespeichert. Archivcontainer sind XDomea- oder XML -formatierte Archiv-Informations-Pakete (XAIP) und sind ebenfalls in der genannten technischen Richtline des BSI beschrieben. Diese Archivcontainer werden zur Langzeitspeicherung von elektronischen Unterlagen sowie zur Beweiswerterhaltung elektronisch signierter Unterlagen aus der Akten- und Dokumentenverwaltung sowie anderen Funktionsbausteine der GIB oder Fachdiensten übergeben und in der Aufbewahrung gespeichert.
2.2 Archivcontainer aussondernfeedback
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden Archivcontainer mit elektronischen Unterlagen durch das Bundesarchiv in das digitale Magazin des Bundesarchivs übernommen oder alternativ vernichtet.
2.3 Beweiswert von Archivcontainer erhalten und nachweisenfeedback
Der Beweiswert vor allem elektronisch signierter Unterlagen wird durch ein standardisiertes Signaturprüfverfahren inkl. der Dokumentation des Prüfergebnisses (Evidence record) nachgewiesen und über eine Übersignatur (nach jeweils aktuellem Stand der Technik) gegen „Verblassen“ geschützt.
2.4 Archivcontainer lesenfeedback
Zuvor übergebene Archivcontainer können durch die aktenführende Behörde aus der Aufbewahrung abgerufen werden. Hierfür steht mit dem Access-Service eine Weboberfläche bereit.
2.5 Archivcontainer löschenfeedback
Zuvor übergebene Archivcontainer können durch die aktenführende Behörde aus der Aufbewahrung gelöscht werden, um z.B. spezialgesetzliche Löschgebote auch innerhalb der Aufbewahrungsfrist erfüllen zu können. Der Regelfall ist aber das Löschen als zu vernichten gekennzeichneter Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist (Kassation).
2.6 Archivcontainer anbieten und archivfachlich bewertenfeedback
Mit der Speicherung des Archivcontainers in der Aufbewahrung kann dieser dem Bundesarchiv zur archivfachlichen Bewertung angeboten werden. Dieser Schritt dient der Vorbereitung der Aussonderung, die mit Ablauf der Aufbewahrungsfrist erfolgt.
3 Schnittstellenfeedback
- Beweiswerterhaltung und Langzeitspeicherung ermöglichen : Aus dem Funktionsbaustein Akten- und Dokumentenverwaltung werden über die S4-Schnittstelle ( BSI TR-03125) der Aufbewahrung elektronische Unterlagen übergeben. Die gleiche S4-Schnittstelle wird anderen (Fach-)diensten bereitgestellt, um elektronisch signierte Unterlagen beweiswerterhaltend abzulegen oder im Langzeitspeicher aufzubewahren, sofern eine Veraktung über den Funktionsbaustein Akten- und Dokumentenverwaltung nicht erfolgt. Ins „Digitale Magazin“ überführen : Im Rahmen Aussonderung werden die Unterlagen aus der Langzeitspeicherung dieses Dienstes in das Digitale Magazin des Bundesarchivs überführt und dort dauerhaft aufbewahrt. Hierfür wurde dem Bundesarchiv ein Zugriff auf die Unterlagen in der Langzeitspeicherung eingeräumt. Auf Unterlagen in der Beweiswerterhaltung hat das Bundesarchiv keinen Zugriff („Schließfachmandant“). Schnittstellen zu Infrastrukturdiensten : Identity-Access-Management
- Standard-Arbeitsplatz und Ultramobile IT
- Betriebsplattform und Netze .
4 Abgrenzungfeedback
Der Funktionsbaustein umfasst nicht die Speicherung von elektronischen Unterlagen über die Aufbewahrungsfrist hinaus (Archivierung i.S.d. BArchG ).