Funktionsbaustein: Kollaborative Ablage und Dokumentenbearbeitungfeedback
| Eigenschaft | Wert |
|---|---|
| Kennung | VKA |
| Hauptfähigkeit | Elektronische Verwaltungsarbeit |
| Geschäftsfähigkeit | Zusammenarbeit |
| Bausteintyp | Querschnittsfunktion |
1 Management Summaryfeedback
Der Funktionsbaustein unterstützt das Organisieren von Gruppen, Gremien und Sitzungen durch gemeinsame Aufgaben, Kalender, Termine, Kontakte und Ablagen für den gruppenbezogenen nicht aktenrelevanten Austausch zwischen den Gruppenteilnehmern. Eine Gruppe kann dabei auch Personen außerhalb der Bundesverwaltung umfassen.
2 Kernfunktionalitätenfeedback
2.1 Teamablagen verwaltenfeedback
Es können gemeinsame Speicherorte für Teams bereitgestellt und verwaltet werden, um Dokumente, Dateien zu speichern, zu organisieren und gemeinsam zu nutzen.
2.2 Dokumente bearbeitenfeedback
In den Ablagen organisierte Dokumente können gemeinsam zeitgleich mit Hilfe einer integrierten Office-Lösung bearbeitet werden.
2.3 Arbeitsaufträge verwaltenfeedback
Arbeitsaufträge können erfasst, zugewiesen, verfolgt und der Status der Bearbeitung überwacht werden.
2.4 Sitzungen planen und vorbereitenfeedback
Sitzungstermine werden geplant, Einladungen verteilt, Sitzungsunterlagen erstellt und bereitgestellt, notwendige Ressourcen und Infrastruktur für den Termin organisiert.
2.5 Sitzungen managenfeedback
Sitzungsverläufe und -ergebnisse werden protokolliert und das Protokoll mit den Stakeholdern abgestimmt.
2.6 Termine und Terminserien abstimmen und überwachenfeedback
Einzeltermine oder wiederkehrende Termine können vorgeschlagen und abgestimmt werden, um dann mittels der Rückmeldung auf Termineinladungen die Teilnahme der Stakeholder nachzuverfolgen.
2.7 Gruppenkalender verwaltenfeedback
Für eine definierte Gruppe (Team) kann ein eigenständiger gemeinsamer Kalender geführt werden. Alle Gruppenmitglieder können den Kalender pflegen.
2.8 Gruppenmitglieder und Kontakte verwaltenfeedback
Die Kontaktinformationen zu den einzelnen Gruppenmitglieder werden erfasst und gepflegt. Die einzelnen Gruppenmitglieder können unterschiedliche Zugänge und Bearbeitungsrechte für die Kernfunktionalitäten des Funktionsbausteins erhalten.
3 Schnittstellenfeedback
- Dokumente austauschen : Dokumente können mit anderen Lösungen ausgetauscht werden (z.B. Dateiablage, Office-Suite im Funktionsbaustein Standard-Arbeitsplatz bzw. Ultramobile IT ). Schnittstellen zu Infrastrukturdiensten : Identity-Access-Management
- Standard-Arbeitsplatz und Ultramobile IT
- Betriebsplattform und Netze .
4 Abgrenzungfeedback
Dieser Funktionsbaustein umfasst nicht die durch den Funktionsbaustein Standard-Arbeitsplatz abgebildete Verwaltung der Dokumente, Aufträge, Termine und Kontakte einzelner Beschäftigter. Dieser Funktionsbaustein umfasst ebenfalls nicht die rechtssichere Verwaltung und Aufbewahrung von Dokumenten ( Akten- und Dokumentenverwaltung ) sowie die Abwicklung von datenbasierten Prozessen. Der Funktionsbaustein umfasst bei der Vorbereitung von Sitzungen nicht die im Funktionsbaustein Raumdisposition enthaltene Zuteilung von Räumen. Der Funktionsbaustein baut auf den Basisanwendungen des Funktionsbausteins Standard-Arbeitsplatz auf und ergänzt diese, ohne sie zu ersetzen.