Dokumentenmanagementfeedback

Erweitert

Dieser Funktionsbaustein wird aktiv weiterentwickelt. Neue Funktionen aus den Bereichen E-Akte-Integration, KI-Klassifikation und EUDI-Wallet-Verarbeitung sind geplant oder in Umsetzung.

Erstellt am: 12. März 2026 | Autor: BMDS-Architekturteam

help Warum ist dieser Baustein für eine Enterprise-Architektur unverzichtbar?feedback

Die öffentliche Verwaltung ist dokumentenintensiv: Bescheide, Anträge, Vermerke, Verträge und Akten bilden das Rückgrat jedes Verwaltungsprozesses. Ohne ein zentrales Dokumentenmanagement entstehen unkontrollierte Dateisysteme, fehlende Versionierung und Medienbrüche zwischen Papier und digitaler Welt. Für eine Enterprise-Architektur ist Dokumentenmanagement aus folgenden Gründen essenziell:

• Nachweispflicht und Revisionssicherheit: Verwaltungshandeln muss jederzeit nachvollziehbar dokumentiert sein. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. HGrG, GGO) erfordern eine langfristige, unveränderbare Ablagelösung.
• Medienbruchfreiheit: Das OZG und die Registermodernisierung verlangen durchgängig digitale Prozesse, von der Antragstellung bis zur Archivierung.
• Zusammenarbeit: Behördenübergreifende Vorgänge erfordern gemeinsamen Zugriff auf Dokumente mit klarer Versionskontrolle und Zugriffssteuerung.
• Compliance: Löschfristen, Zugriffsprotokollierung und Klassifizierung sind zentrale Anforderungen aus DSGVO und BSI-Grundschutz.

settings Kernfunktionalitätenfeedback

Dokumentenerfassung und -speicherungfeedback

Funktion	Beschreibung
Dokumenten-Upload	Unterstützung aller gängigen Formate (PDF/A, OOXML, ODF, TIFF)
Scan-Integration	OCR-gestützte Digitalisierung von Papierdokumenten
Metadatenanreicherung	Automatische und manuelle Verschlagwortung nach XÖV-Taxonomie
Versionskontrolle	Vollständige Änderungshistorie mit Diff-Ansicht
Zugriffssteuerung	Dokumentenbasierte Berechtigungen verknüpft mit dem IAM-Baustein

Suche und Retrievalfeedback

• Volltextsuche über alle indexierten Dokumente mit Facettenfiltern.
• Metadatensuche nach Aktenzeichen, Datum, Dokumententyp, Bearbeitungsstatus.
• Semantische Suche über KI-gestützte Ähnlichkeitsanalyse (optional).

Langzeitarchivierungfeedback

• TR-ESOR-konform: Revisionssichere Ablage nach BSI TR-03125 (Beweiswerterhaltung).
• Löschfristenmanagement: Automatische Überwachung und Umsetzung von Aufbewahrungsfristen.
• Format-Migration: Automatische Konvertierung in Langzeitformate (PDF/A-3).

Integration in Fachverfahrenfeedback

• REST-API: CMIS-kompatible Schnittstelle für CRUD-Operationen auf Dokumenten.
• Webhook-Benachrichtigungen: Events bei Dokumentenänderungen für nachgelagerte Systeme.
• E-Akte-Anbindung: Strukturierte Ablage nach dem Aktenplan der jeweiligen Behörde.

recommend Technologieempfehlungenfeedback

Komponente	Empfehlung	Begründung
DMS-Plattform	Alfresco Community / Nuxeo	Open Source, CMIS-Standard, erweiterbar
Langzeitarchiv	Apache Chemistry	CMIS-Referenzimplementierung
Volltextsuche	OpenSearch / Elasticsearch	Skalierbare Indexierung und Suche
OCR-Engine	Tesseract OCR	Open Source, hohe Erkennungsqualität

link Bezug zu anderen Bausteinenfeedback

• Workflows: Dokumente durchlaufen Genehmigungs- und Prüfworkflows (z. B. Vier-Augen-Prinzip).
• E-Signatur: Dokumente werden vor der Ablage elektronisch signiert.
• Identität & Zugang: Dokumentenzugriff ist durch IAM-Rollen und -Berechtigungen geschützt.
• Benachrichtigungsdienst: Stakeholder werden bei Dokumentenänderungen oder Freigaben automatisch benachrichtigt.
• Analytics & Reporting: Dokumentenvolumen, Bearbeitungszeiten und Archivstatistiken fließen in Management-Dashboards.

gavel Relevante Standards und Vorgabenfeedback

• BSI TR-03125 (TR-ESOR: Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente)
• CMIS 1.1 (Content Management Interoperability Services)
• PDF/A-3 (ISO 19005-3) für Langzeitarchivierung
• XÖV-Standards für Metadatenstrukturen
• Datenschutzvorgaben des Portals

update Erweiterungen & Roadmapfeedback

Der Baustein Dokumentenmanagement wird in folgenden Bereichen erweitert:

E-Akte-Integration (XJustiz / TR-ESOR)feedback

Der neue Baustein E-Akte-Integration vertieft die strukturierte Aktenführung nach Behördenstandards:

Erweiterung	Beschreibung	Standard
XJustiz-Akte	Strukturierter Datenaustausch mit Justiz- und Ordnungsbehörden	XJustiz 3.x
Behördenaktenplan	Automatische Einordnung von Dokumenten in den behördenspezifischen Aktenplan	GGO II, DOMEA
Qualifizierte Beweiswertsicherung	Kryptographische Langzeitsicherung mit Zeitstempel-Dienst über BSI TR-03125	TR-ESOR
E-Akte-übergreifende Suche	Volltextsuche über mehrere Behörden-Aktenbestände mit Berechtigungsfilter	CMIS 1.1

KI-gestützte Dokumentenklassifikationfeedback

Die NLP & Chatbot-Plattform liefert KI-Modelle, die direkt in die DMS-Ingestion-Pipeline integriert werden:

• Automatische Metadaten-Anreicherung: Dokumententyp, Aktenzeichen, beteiligte Personen und Fristen werden beim Upload erkannt
• Sprach- und Strukturerkennung: Tabellenextraktion und Formularerkennung aus gescannten PDF-Dokumenten
• Klassifikation nach Vertraulichkeit: Automatische Einstufung (öffentlich / intern / vertraulich / geheim) gemäß BSI-Vorgaben

EUDI Wallet als Dokumentenquellefeedback

• Verifiable Credentials direkt speichern: Ausweise, Qualifikationsnachweise und Behördenbescheide aus dem EU-Wallet werden als verifizierte Dokumente im DMS abgelegt
• Reduktion manueller Scans: Bürger:innen laden Dokumente nicht hoch; das DMS empfängt sie direkt über das Wallet-Protokoll (OpenID4VP)