Scheduling & Terminverwaltungfeedback

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Dieser Funktionsbaustein ist dokumentiert und Teil des aktuellen D-Stack-Portfolios.

Erstellt am: 12. März 2026 | Autor: BMDS-Architekturteam

help Warum ist dieser Baustein für eine Enterprise-Architektur unverzichtbar?feedback

Bürger:innen, die einen Behördentermin buchen möchten, erleben heute oft lange Wartezeiten, überlastete Telefonleitungen und intransparente Verfügbarkeiten. Gleichzeitig fehlt Behörden eine effiziente Ressourcenplanung. Ohne einen zentralen Scheduling-Baustein entstehen isolierte Terminbuchungssysteme, manuelle Kalenderverwaltung und keine behördenübergreifende Koordination.

• Bürgerservice: Das OZG verpflichtet Behörden, digitale Zugänge zu schaffen; die Online-Terminbuchung ist ein direkter, mit dem OZG verbundener Servicekanal.
• Ressourceneffizienz: Automatisierte Terminvergabe vermeidet Leerlauf und Überbuchung in Bürgerämtern, Ausländerbehörden und Zulassungsstellen.
• Kanalübergreifend: Termine müssen über Web, App, Telefon und Vor-Ort-Kiosk buchbar sein, mit konsistenter Verfügbarkeitsanzeige.
• Behördenübergreifend: Komplexe Verwaltungsvorgänge (z. B. Baugenehmigung) erfordern koordinierte Termine über mehrere Stellen hinweg.
• No-Show-Reduktion: Automatisierte Erinnerungen und einfache Stornierungsmöglichkeiten senken die Ausfallquote signifikant.

settings Kernfunktionalitätenfeedback

Online-Terminbuchungfeedback

Funktion	Beschreibung
Self-Service-Portal	Bürger:innen buchen Termine eigenständig über Web oder App
Echtzeit-Verfügbarkeit	Aktuelle Anzeige freier Zeitslots ohne manuelle Prüfung
Multi-Standort	Terminbuchung über mehrere Standorte einer Behörde hinweg
Barrierefreie Buchung	BITV 2.0 / WCAG 2.1 AA konforme Benutzeroberfläche
Anonyme und authentifizierte Buchung	Buchung ohne Login für niedrigschwelligen Zugang oder mit IAM-Anbindung für erweiterte Funktionen

Ressourcenmanagementfeedback

• Personalplanung: Zuordnung von Sachbearbeiter:innen zu Zeitslots nach Kompetenz und Verfügbarkeit.
• Raumverwaltung: Automatische Zuweisung von Büros, Besprechungsräumen oder Schaltern.
• Geräte- und Materialplanung: Reservierung benötigter Ausstattung (z. B. Fingerabdruckscanner für Passanträge).
• Kapazitätssteuerung: Konfigurierbare Zeitslot-Dauern pro Dienstleistungstyp.

Erinnerungen und No-Show-Managementfeedback

• Automatisierte Erinnerungen: 24h und 1h vor dem Termin über den Benachrichtigungsdienst.
• Einfache Stornierung/Umbuchung: Self-Service-Funktionen zur Reduzierung von No-Shows.
• Warteliste: Automatisches Nachrücken bei Stornierungen.
• No-Show-Analyse: Muster erkennen und Kapazitäten entsprechend anpassen.

Behördenübergreifende Koordinationfeedback

• Terminverkettung: Koordinierte Buchung mehrerer Termine für zusammenhängende Vorgänge.
• Kalendersynchronisation: iCalendar-Standard (RFC 5545) für Anbindung an bestehende Kalender.
• API-Integration: REST-API für Einbindung in Fachverfahren und Portale.

recommend Technologieempfehlungenfeedback

Komponente	Empfehlung	Begründung
Scheduling-Engine	Cal.com (Open Source)	Self-hostbar, API-first, Multi-Kalender
Kalenderprotokoll	CalDAV / iCalendar	Offene Standards, interoperabel
Queue Management	QMS Open Source	Wartelistenverwaltung und Aufruf
Benachrichtigungen	Integration mit dem Benachrichtigungsdienst	Kein eigenes Versandsystem nötig

link Bezug zu anderen Bausteinenfeedback

• Identität & Zugang: Authentifizierte Buchung ermöglicht Vorbefüllung von Formularen und Vorgangszuordnung.
• Benachrichtigungsdienst: Erinnerungen, Bestätigungen und Stornierungshinweise werden über den zentralen Dienst versendet.
• Workflows: Terminvereinbarungen sind Teil von Antragsworkflows (z. B. „Personalausweis beantragen" → Termin im Bürgeramt).
• Analytics & Reporting: Auslastungsanalysen, Wartezeiten-Reports und No-Show-Statistiken.
• Einwilligungsmanagement: Erinnerungsversand erfordert eine Kommunikationseinwilligung.

gavel Relevante Standards und Vorgabenfeedback

• OZG (Onlinezugangsgesetz): digitale Zugänge zu Verwaltungsleistungen
• iCalendar (RFC 5545), CalDAV (RFC 4791)
• GovStack Scheduling Building Block Specification
• BITV 2.0 / WCAG 2.1 (Barrierefreiheit der Buchungsoberfläche)
• Datenschutzvorgaben des Portals